Đánh giá KPI nhân sự — quy trình 4 bước

Mở link đánh giá, nhập mã nhân viên của mình và mã bảo mật nhận qua email, chọn tháng. Bấm vào tên một nhân viên trong danh sách để mở bảng nhiệm vụ của người đó.

• Hệ thống điền sẵn bộ nhiệm vụ mẫu theo phòng ban của nhân viên (do HR soạn) — Quản lý sửa lại cho đúng thực tế.
• Sửa được: tên nhiệm vụ, mô tả, kết quả đầu ra kỳ vọng, tỷ trọng %. Thêm nhiệm vụ bằng nút + Thêm nhiệm vụ, xoá bằng nút thùng rác bên phải.
• Tổng tỷ trọng nên bằng 100% — số này hiện ở thanh dưới cùng, kèm cảnh báo ⚠️ nếu lệch.
• Sửa nhiệm vụ cho một nhân viên không làm thay đổi mẫu gốc của HR, cũng không ảnh hưởng nhân viên khác.

Bấm 🔒 Chốt nhiệm vụ & gửi cho nhân viên ở thanh dưới cùng. Hệ thống khoá bảng nhiệm vụ lại và tự gửi email kèm mã bảo mật riêng của nhân viên đó — Quản lý không phải làm gì thêm.

• Hộp xanh dưới bảng báo rõ đã gửi mã cho ai, tới địa chỉ email nào.
• Nếu nhân viên chưa có email trên Sheet nhân sự, hộp sẽ báo đỏ tên người đó — Quản lý báo HR bổ sung email rồi bấm chốt lại.
• Lỡ chốt sớm? Bấm ↩ Mở lại nhiệm vụ để sửa tiếp. Phần nhân viên đã tự chấm vẫn được giữ nguyên.

Nhân viên mở link trong email, nhập mã bảo mật riêng của mình (khác mã của Quản lý), rồi điền % hoàn thành, kết quả thực tế và link báo cáo (nếu có) cho từng nhiệm vụ.

• Được phép nhập trên 100% nếu vượt chỉ tiêu (tối đa 200%).
• Nộp xong là khoá bài (chống sửa lung tung). Cần chỉnh thì bấm “Xin sửa lại” — Quản lý duyệt là mở cho bạn sửa; mọi lần nộp/xin sửa đều được ghi vào lịch sử.
• Nhân viên không nhìn thấy số tiền KPI — chỉ thấy điểm, xếp loại và nhận xét của Quản lý.

Bấm 📩 Nộp tự đánh giá. Hệ thống ghi lại thời điểm nộp, hiện hộp xác nhận ngay trên màn hình, gửi email xác nhận cho nhân viên và email báo Quản lý vào chấm.

• Hộp xác nhận ghi rõ: giờ nộp, tên Quản lý nhận bài, và đã báo Quản lý hay chưa.
• Mốc thời gian được lưu vĩnh viễn trong nhật ký — sau này tra lại được ai nộp lúc nào, tránh trách nhầm.
• Nộp xong bài khoá lại. Muốn sửa: nhân viên bấm “Xin sửa lại” → Quản lý bấm “Cho phép sửa” mới mở (Quản lý cũng có thể Từ chối). Bài mở lại giữ nguyên phần đã tự đánh giá; nhân viên chỉnh rồi nộp lại. Chống sửa liên tục + spam.

Vào lại link, Quản lý thấy ngay chuông 🔔 đầu màn hình liệt kê ai vừa nộp, và hộp thư 📬 cho biết mã tự đánh giá đã tới tay ai, còn ai chưa nhận được.

• Mỗi nhân viên trong danh sách có nhãn trạng thái riêng, sắp xếp người cần xử lý lên trên.
• Nhân viên chưa nhận được mã (thiếu email) hiện ở khung đỏ — báo HR bổ sung rồi chốt lại.

Mở nhân viên đã nộp, đọc cột Nhân viên tự đánh giá (màu xanh, chỉ để tham khảo) rồi nhập % Quản lý đánh giá cho từng nhiệm vụ, thêm nhận xét nếu cần. Bấm 📩 Nộp đánh giá.

• Điểm cuối = trung bình theo tỷ trọng của cột Quản lý. Xếp loại A/B/C/D tự hiện ở dòng TỔNG.
• Chỉ điểm của Quản lý được ghi nhận — điểm nhân viên tự chấm không tham gia tính toán.
• Chấm xong, nhân viên vào lại link sẽ thấy điểm, xếp loại và nhận xét của Quản lý.